NVTHC Huishoudelijk Reglement

Afdeling Hua Hin / Cha-am Huishoudelijk reglement De Nederlandse Vereniging Thailand, afdeling Hua Hin / Cha-am (NVTHC, Dutch Society Thailand), opgericht in februari 2008 voor een proefperiode van 6 maanden, daarna via de Algemene Leden Vergadering (ALV) definitief als vereniging in september 2008.

HUISHOUDELIJK REGLEMENT

Artikel 1: Naam en Doelstellingen De Nederlandse Vereniging Thailand afdeling Hua Hin / Cha-am, afgekort de NVTHC.Doelstellingen:A. Het versterken van de band tussen de in Thailand woonachtige Nederlanders.B. Het stimuleren van culturele, sport & recreatieve activiteiten door en voor de leden.C. Het verlenen van enige financiële hulp aan Thaise culturele en liefdadigheidsinstellingen.

Artikel 2: Definities A. De NVTHC is een vereniging zonder winstoogmerk.B. Bestuur: Het dagelijks bestuur tenminste bestaande uit een voorzitter, secretaris en penningmeester en kan indien noodzakelijk worden uitgebereid. C. Lid: Er zijn twee categorieen leden: Gewoon lid en Bijzondere Categorie leden. D. Introducee: iemand die, zelf geen lid zijnde, op uitnodiging van een lid een NVTHC evenement wil bijwonen.E. Commissie: Een onderafdeling die een bepaalde activiteit organiseert. F. Verificatiecommissie: Bestaat uit 2 gewone leden met als taak de boekhouding van de penningmeester te controleren en zich uit te spreken over het gevoerde financieel beheer. G. Webmaster: Beheert de website van de NVT en alles wat daarmee samenhangt. H. Sponsor: Een persoon of organisatie die financieel bijdraagt aan de activiteiten van de NVT en daarvoor publieke erkenning verwacht in de vorm van een naamsvermelding of advertentie. I. Jaar: Het contributie-, boek- en verenigingsjaar loopt van 1 september t/m 31 augustus.

Artikel 3: Leden A. Gewoon Lid van de Vereniging kunnen zijn alle in Thailand woonachtige Nederlanders incl. eventueel niet Nederlandse partners vanaf 18 jaar. Kinderen tot 18 jaar vallen onder het familie lidmaatschap van hun ouder(s). B. Bijzondere Categorie Leden 1. Erelid kan iemand worden die zich bijzonder verdienstelijk heeft gemaakt, ereleden worden door het bestuur voorgedragen aan de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering. 2. Lid voor het leven kan iemand worden die eenmalige betaling doet van minstens 10 x de jaarcontributie. Dit speciaal lidmaatschap geldt zolang woonachtig in Thailand.

Artikel 4: Inschrijving Zij die als lid wensen toe te treden, dienen dit via een aanmeldingsformulier kenbaar te maken aan de ledenadministratie of het secretariaat. Lidmaatschap gaat in na betaling van inschrijfgeld en contributie.

Artikel 5: Stemrecht en verkiesbaarheid Alle leden vanaf 18 jaar zijn stemgerechtigd. Alle leden vanaf 18 jaar kunnen gekozen worden in het bestuur.

Artikel 6: Algemene Ledenvergadering (ALV) 1. Jaarlijks dient een ALV gehouden te worden binnen 2 maanden na afloop van het verenigingsjaar.2. Een ALV is bevoegd tot het nemen van enig besluit, indien: Datum, uur en plaats van de vergadering, alsmede de agenda tenminste 7 dagen tevoren schriftelijk of via e-mail aan de leden is bekend gemaakt.3. De agenda van de ALV dient tenminste de navolgende punten te bevatten: a. Goedkeuring van de notulen van de vorige vergadering. b. Verslag van de voorzitter over het voorgaande verenigingsjaar. c. Mondelinge presentatie van het financieel verslag over het voorgaande boekjaar. d. Verslag van de verificatiecommissie. e. Goedkeuring van het financieel verslag over het voorgaande verenigingsjaar. f. Benoeming van een nieuwe verificatiecommissie. g. Formele verkiezing en installatie van het nieuwe bestuur. h. Presentatie en vaststelling van de begroting. i. Rondvraag. 4. Tenzij de ALV besluit dat een stemming schriftelijk dient plaats te vinden worden alle stemmingen gedaan via handopsteking. Een besluit wordt geacht genomen te zijn bij een meerderheid van de stemgerechtigde leden. Bij staking van stemmen besluit de voorzitter. Artikel 7: Buitengewone Algemene Ledenvergadering (BALV) 1. Een BALV kan gehouden worden; a. Indien daartoe volgens het bestuur een bijzondere reden is. b. Indien daartoe volgens tenminste 20 stemgerechtigde leden een bijzondere reden is. 2. Een BALV is bevoegd tot het nemen van enig besluit, indien: Datum, uur en plaats van de vergadering, alsmede de agenda tenminste 7 dagen tevoren schriftelijk of via e-mail aan de leden bekend is gemaakt. 3. Tenzij de BALV besluit dat een stemming schriftelijk dient plaats te vinden worden alle stemmingen gedaan via handopsteking. Een besluit wordt geacht genomen te zijn bij een meerderheid van de stemgerechtigde leden. Bij staking van stemmen besluit de voorzitter.

Artikel 8: Bestuur 1. Het bestuur van de NVTHC bestaat uit de volgende leden: a. voorzitter. b. vice-voorzitter (combinatiefunctie mogelijk).c. secretaris. d. penningmeester. e. evenementencoördinator. g. maximaal 1 tot 2 overige bestuursleden. 2. a. Bij vertrek van een van de bestuursleden gedurende het jaar kan het bestuur een gewoon lid vragen tijdelijk in het bestuur plaats te nemen tot aan de ALV. b. Het bestuur zal formeel worden verkozen in de ALV voor een periode van 12 maanden. c. Bestuursleden kunnen zich herkiesbaar stellen. d. Bestuurskandidaten worden minimaal 7 dagen voor de ALV door het bestuur bekend gemaakt. e. Ieder stemgerechtigd lid kan zich kandidaat stellen.

Artikel 9: Taak van het Bestuur 1. De activiteiten van het bestuur dienen in overeenstemming te zijn met de doelstellingen van de NVT. Het bestuur behartigt en beschermt de belangen van de vereniging. Het bestuur coördineert en stimuleert de activiteiten van de diverse commissies. Het bestuur volgt het reglement en daar waarin dit reglement niet voorziet beslist het bestuur conform de doelstellingen van de NVTHC. Er bestaat geen financiële compensatie voor de bestuursactiviteiten.2. Het bestuur legt verantwoording af aan de leden in de Algemene of Buitengewoon Algemene Ledenvergadering. 3. De voorzitter waakt over de doelstellingen van de vereniging. De voorzitter geeft leiding aan het bestuur en zit de vergaderingen van leden en bestuur voor. Hij vertegenwoordigt het bestuur van de NVT. In zijn/haar afwezigheid neem de vice-voorzitter of zonodig een ander lid van het bestuur de taak van de voorzitter over. 4. De vice-voorzitter neemt de taak over van de voorzitter tijdens zijn/haar afwezigheid. 5. De secretaris zorgt voor de in- en uitgaande post, verzorgt mededelingen, notuleert de bestuurs- en ledenvergaderingen en houdt het archief bij. Houdt het e-mail adressenbestand bij. Draagt zorg voor de bestelling van postpapier en enveloppen bij de drukker. Indien afwezig neemt een ander lid van het bestuur de taak van de secretaris over. 6. De penningmeester is belast met het financiële beheer van de NVT. Hij/zij beoordeelt ingekomen rekeningen en zorgt voor betaling, verzorgt een adequate boekhouding over het vermogen en kaspositie van de NVT, rapporteert het bestuur in iedere bestuurvergadering over de financiële gang van zaken. Jaarlijks maakt de penningmeester een financieel verslag over het voorgaande boekjaar en geeft de verificatiecommissie uitgebreid uitleg en inzicht over alle relevante financiële zaken. Hij/zij presenteert het financieel verslag over het afgelopen verenigingsjaar aan de Algemene Leden Vergadering alsmede de begroting voor het volgende verenigingsjaar. 7. Het bestuurslid Evenementen organiseert culturele evenementen door het bestuur geinitieerd en waarvoor geen andere commissie bestaat. Onderhoud contacten met agencies voor het contracteren van artiesten. 8. De Overige bestuursleden assisteren in allerhande activiteiten van de NVT, promoten de vorming van commissies en nemen daarin zonodig het voortouw. 9. Het bestuur vergadert tenminste eenmaal in de twee maanden. 10. Voor het nemen van enig besluit is de aanwezigheid van een meerderheid van het totaal aantal bestuursleden nodig. Bij staking van stemmen beslist de voorzitter. 11. De agenda van de bestuursvergadering volgt de punten genoemd in de notulen van de vorige vergadering. Na behandeling van een agendapunt wordt het betreffende punt in voorgaande notulen automatisch goedgekeurd tenzij hiertegen bezwaar wordt gemaakt, in dat geval wordt het te corrigeren deel in de lopende vergadering genotuleerd. 12. Notulen van bestuursvergaderingen dienen zo spoedig mogelijk maar niet later dan 2 weken na afloop van de vergadering aan ieder bestuurslid verstrekt te worden. 13. Bestuursconflicten worden amicaal opgelost, bij falen voorziet artikel 6, BALV.

Artikel 10: Commissies 1. Het bestuur stimuleert en coördineert de organisatie van commissies aan het begin en gedurende het verenigingsjaar. Commissies kunnen er zijn er in vele vormen; commissie voor culturele evenementen, dagactiviteiten, tennis/golf weekend, sinterklaasviering, kerstviering, nieuwjaarsfeest, voetbal, auto rally, oranjebal, kinderpaasfeest, enz. 2. Commissies hebben een vertegenwoordiger/woordvoerder, maar zijn verder autonoom in het opzetten van een structuur en uitvoering van een activiteit binnen de doelstellingen van de NVTHC. 3. Commissies vragen een budget aan bij de penningmeester. De penningmeester kent het budget toe op basis van het voor de betreffende activiteit gereserveerde deel in het totaal budget. De penningmeester legt hierover verantwoording af aan het bestuur in de volgende bestuursvergadering. 5. Na afloop van een activiteit rekent de commissie af met de penningmeester middels een staatje van inkomsten en uitgaven en overhandigt alle bewijsstukken. De penningmeester rapporteert hierover in de eerstvolgende bestuursvergadering.

Artikel 11: Contributie 1 Leden betalen een jaarlijkse contributie, waarvan de hoogte op de ALV wordt vastgesteld. 2. De Erevoorzitter, Ereleden en Leden voor het leven zijn vrijgesteld van de betaling van de jaarlijkse contributie. 4. De richtlijn voor de betaling om lid voor het leven te worden is a. tenminste 5 jaar lid en b. betaling van tenminste 10 x de jaarlijke contributie ineens. 5. De contributie dient voor of ten laatste tijdens de AVL te worden voldaan, bij niet tijdige betaling vervalt het recht aan evenementen deel te nemen. 6. Bij aanmelding als lid gedurende het verenigingsjaar wordt de contributie als volgt berekend: aanmelding september - februari 100%, periode maart - mei 50% en juni - september 0 %.

Artikel 12: Entreegeld bij evenementen. 1. Ieder lid, inclusief de Bijzondere Categorie Leden, betalen een gelijk bedrag voor entreegelden bij evenementen.2. Een persoon die geen lid van de NVTHC is kan, als introducee, worden toegestaan aan een evenement van de NVTHC deel te nemen op basis van een extra betaling op entreegelden waarbij de kostende prijs als richtlijn geldt voor de berekening.

Artikel 13: Beëindiging van het lidmaatschap 1. Het lidmaatschap eindigt automatisch bij vertrek uit Thailand. 2. Bij beëindiging van het lidmaatschap gedurende het jaar volgt geen restitutie van enig deel van de contributie. 3. Bij niet betaling van de jaarlijkse contributie vervalt het lidmaatschap automatisch op 1 december van het lopende verenigingsjaar, herinschrijving kan alleen als nieuw lid.

Artikel 14: Aansprakelijkheid 1. Tijdens door de NVTHC georganiseerde activiteiten is de NVTHC niet aansprakelijk voor enige geleden schade, ongeval of diefstal van goederen, noch haar bestuurders, noch de commissieleden. Ook voor schade aan derden kan de NVTHC of haar bestuurders en commissieleden niet aansprakelijk worden gesteld. Aanhangsel Opmerking; Er bestaan geen statuten, de NVT is geen formele rechtspersoon en heeft daarom ook geen "articles of association". Nooit gehad. Er is dus alleen een "Huishoudelijk Reglement" .

(Laatst bijgewerkt 21/8/2008, NVR)